Atividade - 26/10/2018

Plano de Classificação

Fundo Clínica Choconônimos	Espécie	Função	Série	Nº de docs	Data-limite
	Ata de reunião	Comprovar as decisões tomadas pela equipe	Ata de reunião para comprovar as decisões tomadas pela equipe	3	2018
	Ata de retificação	Comprovar a retificação da ata de reunião nº 01	Ata de retificação para comprovar a retificação da ata de reunião nº 01	1	2018
	Declaração de missão	Comprovar a missão da clínica e os objetivos do arquivo	Declaração de missão para comprovar a missão da clínica e os objetivos do arquivo	1	2018
	Agenda	Controlar as atividades a serem realizadas em 2018	Agenda para controlar as atividades a serem realizadas em 2018	1	2018
	Ficha cadastral	Cadastrar os pacientes	Ficha cadastral para cadastrar os pacientes	7	2018
	Prontuário	Registrar o acompanhamento psicológico, as condutas, a evolução e os resultados do paciente	Prontuário para registrar o acompanhamento psicológico, as condutas, a evolução e os resultados do paciente	7	2018
	Frequência	Registrar o comparecimento dos pacientes aos encontros	Frequência para registrar o comparecimento dos pacientes aos encontros	6	2018
	Relatório	Registrar os acontecimentos dos encontros	Relatório para registrar os acontecimentos dos encontros	6	2018
	Documento fotográfico	Registrar os encontros	Documento fotográfico para registrar os encontros	6	2018
	Ficha de encaminhamento	Encaminhar pacientes para ajuda especializada	Ficha para encaminhar pacientes para ajuda especializada	2	2018
	Balanços e balancetes	Registrar os gastos totais	Balanços e balancetes para registrar os gastos totais	4	2018
	Notas Fiscais	Registrar a quantia recebida por doações	Notas fiscais para registrar a quantia recebida por doações	4	2018
		Comprovar a compra de material	Notas fiscais para comprovar a compra de material	2	2018

Roteiro para a Oficina

CLÍNICA CHOCONÔNIMOS

Roteiro para a Oficina

A oficina da Clínica Choconônimos  irá apresentar o arquivo da Clínica, tratado através do Plano de Classificação do conjunto de documentos produzidos e acumulados pela Clínica Choconônimos, no desempenho de suas atividades e suas funções, independente do suporte.

O grupo irá trabalhar com a série documental “Prontuário do Paciente para registro do acompanhamento psicológico, das condutas, da evolução e dos resultados”. 

Segundo a Resolução 22, de 30 de junho de 2005 do CONARQ, que dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em instituições de saúde:
"Considerando que o prontuário do paciente é documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens em qualquer suporte, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência prestada a ele, de caráter sigiloso e científico que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo, resolve;"

Antes da apresentação do arquivo da Clínica, faremos uma breve introdução ao público leigo sobre o que é arquivologia.

De acordo como o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,

“Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo, os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística.”

      Depois faremos a apresentação do arquivo da Clínica, com uma explicação do conjunto documental/espécie escolhido pelo grupo, fazendo a relação entre a diplomática e a arquivologia:  

            “... a diplomática cuida da gênese, dos elementos de forma e do status de transmissão (minuta, original e cópia) do documento; e a arquivologia trata de contextualizá-lo, temporalizá-lo, descrevê-lo e preservá-lo.” (RONDINELLI, 2005)

         Para a contextualização arquivística, apresentaremos nosso Plano Tipológico de Classificação de Documentos, unindo atividade, função, espécie e as séries documentais, esclarecendo que a função arquivística é a referência para a classificação do documento.

          Para interagir e instigar o público, pensamos na dinâmica sobre autenticidade e veracidade dos documentos. Daremos uma breve explicação sobre o assunto, disponibilizando documentos da Clínica para a análise.

          O instrumento de controle dos visitantes da oficina será um scrapbook, onde a pessoa identifica sua área de formação, assina e, se quiser, deixa um comentário.

Atividade 3

De acordo com o que foi pedido para a Atividade 3, o par de planos de classificação escolhido foi o Cayetano e Cataluña. Para Cayetano escolhemos o documento “Declaração de Missão”; já para Cataluña, “Ata de Retificação”.

CAYETANO  -  Declaração de Missão          

1 Definição: documento destinado a declarar a missão e os objetivos do arquivo da Clínica Choconônimos                     

2 Características externas:                                     

     - Suporte: papel                                                      

     - Classe (gênero): textual                                        

     - Formato: folha avulsa A4                                    

     - Forma: original                                                    

3 Características internas:                                     

     - Autor: Equipe da Clínica Choconônimos                      

     - Destinatário: Clínica Choconônimos e o público no geral                             

     - Data: 17 de agosto de 2018                                                   

     - Cargo do subescrevente: Diretoria da clínica                                

4 Legislação: N/A                                                         

5 Trâmite: Reunião do grupo; criação da Clínica Choconônimos; discussão sobre o funcionamento da clínica; definição da sua missão; definição dos objetivos do seu arquivo.

CATALUÑA  -  Ata de Retificação

1 Organismo: Clínica Choconônimos       

2 Descrição:

     - Série documental: Ata de comprovação da retificação da ata de reunião

     - Ordenação: Cronológica

     - Datas-limite: Agosto/18 a Dezembro/18

     - Função administrativa: comprovar a retificação da ata de reunião

     - Âmbito legal: N/A

     - Documentos que formam o registro: Ata de retificação

     - Séries antecedentes: N/A

     - Séries relacionadas: N/A

     - Suporte: papel

     - Suporte de substituição: N/A

3 Valor:

3.1 Administrativo, legal e jurídico

3.2 Histórico: N/A

4 Acesso à documentação: N/A

5 Proposta de eliminação: dezembro de 2018